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Écart entre bon de livraison et facture : le repérer
Rapprocher commande, bon de livraison et facture fournisseur ligne à ligne en restauration : données à saisir, questions à poser, réclamation à préparer.
Mis à jour le
Pour repérer un écart entre bon de livraison et facture, il faut comparer trois documents ligne à ligne : ce que vous avez commandé, ce qui a été livré (le bon de livraison annoté à la réception) et ce qui est facturé. L'écart se perd presque toujours au même endroit : un manquant non noté sur le bon au moment de la livraison. Ensuite, plus personne ne s'en souvient quand la facture arrive.
Trois documents, trois types d'écart
Les montants ci-dessous sont hors taxes (HT).
| Comparaison | Écart typique | Exemple illustratif |
|---|---|---|
| Commande / livraison | Produit manquant, quantité inférieure, produit de remplacement | 10 kg de filet commandés, 9 kg livrés |
| Livraison / facture | Quantité facturée supérieure à la quantité livrée | 9 kg livrés, 10 kg facturés à 24 €/kg : 24 € HT de trop |
| Tarif convenu / facture | Prix unitaire différent | 12 unités à 19,20 € au lieu de 18,50 € : 8,40 € HT de trop |
L'aide de Melba décrit les « anomalies de livraison » constatées à la réception : produit manquant, endommagé ou périmé. Elle avance qu'elles peuvent concerner « jusqu'à 5 % des lignes de commandes ». C'est son estimation, sans étude citée.
La réception : là où tout se joue
La réception des produits est aussi un moment d'hygiène. La fiche de Service Public sur les règles d'hygiène cite les fiches de réception des produits parmi les documents qu'un contrôleur peut demander. Une même fiche de réception, bien tenue, sert donc deux fois.
À noter à chaque livraison :
- Date et heure, fournisseur, numéro du bon.
- Pour chaque ligne : produit, quantité livrée, état (conforme, manquant, endommagé, date courte).
- Le motif de tout refus et la signature du livreur si possible.
- Une photo en cas de produit abîmé.
Melba décrit ce que l'on saisit pour déclarer une anomalie : la quantité concernée, l'unité de conditionnement, le type d'anomalie, la nature de la réclamation, un commentaire et des photos. Le logiciel produit ensuite un rapport d'anomalies destiné au fournisseur.
Le tableau à tenir pour interroger les écarts
Si vous n'avez pas de logiciel, un tableau suffit, avec une ligne par produit et par livraison :
| Date | Fournisseur | N° BL | N° facture | Produit | Qté commandée | Qté livrée | Qté facturée | Prix convenu HT | Prix facturé HT |
|---|
Les factures arrivent souvent en PDF. L'aide de Melba décrit un scan des factures fournisseurs, avec une étape où l'on peut corriger les données lues avant de les importer. L'Addition présente la numérisation et le stockage des factures depuis la caisse. Quel que soit l'outil, vérifiez quelques lignes extraites contre la facture d'origine avant de vous y fier.
Les questions à poser
« Liste les lignes où la quantité facturée dépasse la quantité livrée, avec l'écart en euros HT, par fournisseur, pour octobre. »
« Liste les lignes où le prix facturé dépasse le prix convenu de plus de 1 %. »
« Quel fournisseur a le plus de lignes en anomalie sur les trois derniers mois, rapporté à son nombre de lignes livrées ? »
La dernière question compare les fournisseurs à volume égal. Un grossiste qui livre 400 lignes par mois aura plus d'écarts en nombre qu'un petit producteur, sans être moins fiable.
Avant de réclamer
- Vérifiez le bon annoté : sans trace écrite à la réception, la réclamation est plus difficile à faire valoir.
- Vérifiez le tarif : le prix convenu est-il celui de la dernière mercuriale, ou d'une ancienne ? Voir mercuriale.
- Regroupez les écarts d'une période dans un seul envoi, ligne par ligne, avec les numéros de bon et de facture.
Le lien avec le ratio matière
Une ligne facturée mais jamais livrée entre dans les achats sans entrer dans le stock. Elle fait monter le ratio matière sans aucune perte en cuisine. Quand un mois paraît anormal, vérifiez les écarts de livraison avant de chercher du côté des portions. Pour le suivi des échéances et des paiements fournisseurs, voyez NL-Q Comptabilité.
Questions fréquentes
Que faire quand la facture ne correspond pas au bon de livraison ?
Notez l'écart à la réception (produit, quantité, motif), gardez le bon annoté et des photos si besoin, puis adressez une réclamation au fournisseur avec la liste des lignes concernées avant de valider la facture.
Quels écarts sont les plus fréquents ?
Melba cite les produits manquants, endommagés ou périmés à la réception. S'y ajoutent les écarts de prix entre le tarif convenu et la facture, et les écarts de quantité entre livré et facturé.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :