Comment exporter les ventes par article de Lightspeed Restaurant ?

D'après l'aide de Lightspeed (série K) : Back Office, Reports, All reports, Product Mix Report, puis Export et choix du format pour Mac ou Windows. Le fichier est un CSV qui contient toutes les colonnes, pas seulement celles affichées.

Quel format choisir pour interroger ses ventes ?

Un CSV ou un fichier Excel avec une ligne par article vendu. Un PDF se lit bien mais s'analyse mal : les chiffres doivent être ressaisis ou extraits.

Exporter les ventes de sa caisse de restaurant

Pour interroger vos ventes, il vous faut un fichier avec une ligne par article vendu : date, heure, table, couverts, article, quantité, montant hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC). La plupart des caisses le permettent depuis leur interface de gestion, en CSV (un fichier texte à colonnes séparées, que tout tableur ouvre) ou en Excel. Les rapports tout faits (ventes par produit, clôtures) suffisent pour lire un chiffre. Un export détaillé est nécessaire dès qu'on veut croiser deux sources.

Ce que documentent deux caisses

Lightspeed Restaurant (série K). Son aide décrit le rapport « Product Mix » : quantités vendues, ventes avec et sans taxes, taxes, remises, offerts, pertes et retours (en montant et en quantité), marge et coûts. Le rapport est découpé en onglets par produit, catégorie statistique, groupe comptable et profil de commande. Pour l'exporter :

Se connecter au Back Office.
Ouvrir « Reports », puis « All reports ».
Choisir « Product Mix Report » dans les rapports de ventes.
Cliquer sur « Export » et choisir le format adapté à votre système (Mac ou Windows).

L'aide précise que l'export reprend la période et les filtres choisis, et toutes les colonnes, y compris celles masquées à l'écran. Le rapport d'activité consolidé s'exporte aussi en CSV, ou s'imprime en PDF.

L'Addition. Sa page de présentation du module de reporting cite les produits vendus en quantité et en chiffre d'affaires sur une période paramétrable, le chiffre d'affaires et la TVA par service, la ventilation des moyens de paiement, un rapport des annulations, la ventilation liquide et solide, et un rapport Z mensuel. Elle annonce des exports en xls, pdf ou ppt. Nous n'avons pas lu de documentation détaillée sur un export ligne à ligne : demandez-le à l'éditeur.

Pour les autres caisses, cherchez dans leur aide les mots « export », « rapport » ou « CSV ». Le logiciel de gestion Melba, par exemple, liste des extensions qui importent les ventes de L'Addition, Tiller by SumUp, Lightspeed, Leo2, AddicTill, ConnecTill, Cashmag, Zelty et Toporder, en plus d'un import par fichier. Cela montre que ces caisses savent transmettre leurs ventes à un autre outil.

Rapport tout fait ou export détaillé

Besoin	Rapport tout fait	Export détaillé
Ventes par plat sur un mois	Suffit	Utile pour découper par service
Ticket moyen midi et soir	Parfois	Oui, avec l'heure et les couverts
Menu engineering	Avec les quantités par article	Oui, pour exclure offerts et annulations
Croiser ventes et réservations	Non	Oui, par date, heure et table
Croiser ventes et stocks	Non	Oui, par article et quantité

Préparer le fichier avant de poser une question

Une ligne par article vendu. Si l'export donne une ligne par ticket avec les articles dans une seule cellule, il faut le redécouper.
Des colonnes nommées clairement : date, heure, service, table, couverts, article, famille, quantité, prix unitaire HT, montant HT, montant TTC, taux de TVA, remise, offert, annulé.
Des dates au même format dans tout le fichier, et des montants en nombres (sans « € » collé au chiffre).
Une période complète : du premier au dernier jour, en vérifiant l'heure de coupure si vous fermez après minuit.
Un total de contrôle : la somme TTC du fichier doit retomber sur les clôtures de caisse de la période (voir ticket Z).

Pour le travail dans un tableur (filtres, tableaux croisés, formules), le site NL-Q Excel détaille chaque étape.

Les données personnelles

Un export de ventes peut contenir le nom d'un client (compte client, réservation liée) ou d'un serveur. La CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) recommande de ne soumettre à un système d'IA générative que les informations qu'on est autorisé à partager. Retirez ces colonnes si la question n'en a pas besoin.

Garder les exports

L'export que vous faites pour une analyse est une copie de travail. Les données de caisse elles-mêmes restent soumises aux règles de conservation de l'administration fiscale : le Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP) indique une conservation des données archivées pendant six ans (BOI-TVA-DECLA-30-10-30, § 250). Ne comptez pas sur vos exports pour remplir cette obligation.

Les premières questions à poser

« Sur ce fichier, donne le chiffre d'affaires TTC par jour et compare-le aux clôtures que je te donne. »

« Pour octobre, liste les 10 articles les plus vendus en quantité, puis les 10 premiers en chiffre d'affaires HT, offerts et annulations exclus. »

La première question vérifie le fichier. Ne passez à la seconde qu'une fois les totaux d'accord. Les analyses suivantes sont détaillées dans le ticket moyen et le menu engineering.